Empleos de Especialista en soporte administrativo

La Ciudad de Williamsburg está buscando un Especialista en Apoyo Administrativo con experiencia para unirse al equipo en un Departamento de Servicios Humanos local que atiende a los ciudadanos de la Ciudad de Williamsburg. Esta posición es una posición de tiempo completo en el Departamento de Servicios Humanos.

El Especialista en Apoyo Administrativo es responsable de brindar apoyo administrativo y de oficina, que puede incluir la detección de llamadas y visitantes; redacción y mecanografiado de correspondencia, informes, cuadros y gráficos; usar software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos o presentaciones; preparación de agendas; hacer arreglos de viajes y/o reuniones/eventos especiales; y gestionar el calendario del departamento. Experiencia preferida con la participación del cliente cara a cara en un entorno de oficina pública. Se prefiere experiencia previa en comunicación y trabajo con personas en crisis.

Las funciones laborales esenciales incluyen:

• Brinda altos niveles de servicio al cliente al contestar el teléfono; saludar a los visitantes de la oficina, proporcionar información precisa a las personas que llaman y a los visitantes, tomar mensajes y/o reenviar a las personas que llaman o a los visitantes al miembro del personal apropiado;
• Mantiene el calendario o el horario de citas del departamento al planificar y programar reuniones, conferencias y teleconferencias;
• Prepara informes únicos o recurrentes recopilando y analizando información durante un período designado y enviando los informes a la fuente adecuada en la fecha de vencimiento especificada;
• Proporciona al personal y al público información y/o materiales diversos y puede realizar investigaciones para localizar la información o los materiales solicitados según sea necesario;
• Coordina eventos especiales y prepara o supervisa la preparación de materiales, suministros e instalaciones para eventos especiales;
• Ingresa y recupera datos de bases de datos informáticas, teclea y ensambla correspondencia o informes, y prepara, acepta y/o procesa diversos documentos, tales como solicitudes o formularios de registro, actas, facturas, tablas y cronogramas;
• Completa proyectos especiales según lo asignado, incluida la planificación de un enfoque, el desarrollo, la investigación y/o la recopilación de datos, la verificación de datos y la implementación o supervisión de la implementación del plan;
• Compra diversos materiales y suministros según las indicaciones, mantiene inventarios de suministros y materiales y ayuda en los procesos de adquisición de otros bienes y servicios, según sea necesario;
• Ayuda a los empleados del departamento con varias solicitudes;
• Gestiona las fotocopias, el envío de faxes, el escaneo y el archivo de documentos;
• Recupera y procesa el correo entrante y/o distribuye el correo saliente;
• Puede aceptar, registrar y conciliar pagos recibidos electrónicamente, en persona o por correo, siguiendo todas las pautas apropiadas de manejo de efectivo;
• Realiza otros trabajos administrativos de rutina según sea necesario, incluidos, entre otros, copiar y archivar documentos, programar citas o reuniones, ensamblar materiales y enviar y recibir faxes;
• Opera una computadora, impresora, fotocopiadora, máquina de fax, teléfono, calculadora, trituradora de papel y otro hardware y software especializado que se usa en el departamento asignado;
• Mantiene inventarios de suministros de oficina y puede ordenar o solicitar que se ordenen los suministros cuando sea necesario;
• Interactúa y se comunica de manera profesional y cortés con el supervisor inmediato, otro personal del departamento, otros jefes de departamento y empleados de la Ciudad, clientes, varios profesionales y agencias externos y el público en general;
• Sirve como respaldo para los compañeros de trabajo según sea necesario y asignado;
• Ayuda con los servicios de desastre, particularmente con el personal de los refugios de emergencia, las tareas de comunicación en el Centro de Operaciones de Emergencia y otros servicios de emergencia durante un evento de desastre;
• Realiza otros deberes laborales relacionados según lo asignado;

Calificaciones mínimas

Diploma de escuela secundaria o equivalente de GED; y

Algunos años de experiencia administrativa o relacionada;

Conocimiento de los principios y prácticas de proporcionar deberes administrativos para el departamento asignado;

Conocimiento de las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos relacionados con los deberes y responsabilidades esenciales del puesto;

Conocimiento de la organización del departamento y de los departamentos y agencias relacionados;

Conocimiento y comprensión de los riesgos laborales y las precauciones de seguridad requeridas para realizar las funciones esenciales del trabajo;

Conocimiento de la terminología y los lenguajes profesionales relacionados utilizados dentro del departamento como tal relacionado con las responsabilidades laborales;

Conocimiento de la computadora y otra terminología técnica utilizada dentro del departamento;

Conocimiento de cómo operar y mantener una variedad de equipos de oficina según sea necesario en el desempeño de las actividades diarias;

Capacidad para compilar, ensamblar, copiar, registrar y/o transcribir datos y/o información de acuerdo a un plan.

Capacidad para cumplir con instrucciones u órdenes específicas y responder a solicitudes simples de otros;

Capacidad para iniciar, detener, operar y monitorear el funcionamiento de equipos, maquinarias, herramientas y/o materiales utilizados en el desempeño de funciones esenciales;

Capacidad para utilizar una amplia variedad de datos e información básicos;

Capacidad para realizar sumas, restas, multiplicaciones y divisiones; habilidad para calcular decimales y porcentajes;

Capacidad para aplicar la comprensión del sentido común para llevar a cabo instrucciones básicas;

Capacidad para ejercer el juicio requerido en situaciones limitadas por instrucciones específicas, donde hay poco o ningún margen para la acción independiente;

Calificaciones preferidas

Certificación como Notario Público o capacidad para obtenerla dentro de los tres (3) meses posteriores a la contratación.

Requisitos especiales

Se requieren verificaciones de antecedentes aceptables y una licencia de conducir válida que permita operar un vehículo motorizado en el estado de Virginia.

Los solicitantes pueden estar sujetos a una búsqueda de antecedentes penales, una búsqueda en el Registro central, una verificación del DMV/registro de manejo y/o una prueba de detección de drogas previa al empleo.

Esta investigación puede incluir: verificaciones de huellas dactilares (Policía estatal, FBI), verificaciones de agencias locales, verificación y referencias de empleo, verificación de educación (relevante para el empleo), verificación de crédito (relevante para el empleo) y otras verificaciones solicitadas por la autoridad contratante.

Este puesto está cubierto por el Código de Virginia §63.2-1601.1 o §63.2-1720 que requiere que el candidato finalista se someta a la toma de huellas dactilares y proporcione información descriptiva personal para una verificación de antecedentes penales a través del Intercambio de antecedentes penales central y una búsqueda en el Registro central.

Todas las ofertas están supeditadas a los resultados satisfactorios de las comprobaciones y evaluaciones requeridas.

El historial de manejo debe cumplir con los requisitos de la política de la agencia local.

El empleado debe estar dispuesto a trabajar en un refugio de emergencia local en caso de un desastre natural o una emergencia.

Instrucciones especiales para los solicitantes

LAS SOLICITUDES PARA ESTE PUESTO DEBEN SER ENVIADAS ELECTRÓNICAMENTE A TRAVÉS DE ESTE SITIO WEB. NO SE ACEPTARÁN LAS SOLICITUDES Y CURRÍCULOS ENVIADOS POR CORREO, CORREO ELECTRÓNICO, FAX O ENTREGADOS EN MANO. Este sitio web proporcionará una confirmación de recepción cuando se envíe la solicitud. La consideración para una entrevista se basa únicamente en la información proporcionada en la solicitud. Las solicitudes deben incluir el historial laboral completo. Para ser considerado para este puesto, debe indicar una dirección de correo electrónico en la solicitud. Consulte su cuenta de RMS para conocer el estado de su solicitud para este puesto.